Actiepuntenlijst BBOG-vergadering – 24 mei (19:45-22:25) in het Poortershoes

Aanwezig:   Jaap Bakkelo en Anita Kampman (Poortershoes); Derk Jaap Bessem (Sonde 2000/jeugdcentrum Tuinwijk); Ben van den Berg (Dorpshuis Hoogkerk); Joke Bot en Richard Krikken (MFC De Wijert/Helman); Sjoerd W. Bouwman (De Karre); Ester Buitelaar (buurtcentrum Oranjewijk); Menno van Duinen (medewerker BBOG); Piet Ottens (jongerencentrum Trefpunt, interim-voorzitter BBOG); Han Robertus (De Sint Jan); Sven Thieme (De Holm); Eppo Vroom (Het Dok)
M.k.a.:          Hunzeborgh, buurtcentrum Stadspark, ‘t Vinkhuys
Notulist:      Màrria van Winkel (Mooi Werk)

Volgende vergadering: 19 juni 2007, om 19.45 uur in de Holm.

Thema’s voor BBOG-vergaderingen
- Gezamenlijke inkoop? Wat gebeurt er met de commissie prijsbeleid?
- SCW-uitvoerders vragen naar hun verantwoordelijkheden in de buurtcentra. Bv: is het jongerenwerk van de MJD of van het buurtcentrum.
- Hoe bevalt de samenwerking in Vensterschoolverband?
- Kan een student zaken onderzoeken die nu blijven liggen

Besluitenlijst van seizoen 2006-2007
- Het BBOG-beleid, gebaseerd op het stuk ‘Van Loopplank tot Brug’, wordt voortgezet.
- Het BBOG gaat zich voor de uitvoering van nota’s, te beginnen de accommodatienota, meer richten op ambtenaren en de uitvoerende instellingen. Voor het vaststellen van nota’s, zoals die voor kinderwerk, ouderenwerk en vrijwilligerswerk, moet gediscussieerd worden met de politiek.
- De nieuwe contributie bedraagt 60 euro.
- In de nieuwe kascommissie zit Fred Gerlach en er is een vacature.

ONDERWERPEN NIEUWSBRIEF

1. Afkortingen en uitleg van termen
2. Presentatie Poortershoes door Jaap Bakkelo (op BBOG-vergadering van 24-5-07)
3. Stand van zaken kandidaatstelling en verkiezing nieuwe voorzitter
4. Naar aanleiding van actiepuntenlijst van 19 april 2007
5. Discussie over toekomstige koers en werkwijze van het BBOG
6. Inventarisatie rond kwaliteit
7. Voorbereiding bestuurlijk overleg van gemeente met accommodaties
8. Mededeling

PRESENTATIE POORTERSHOES DOOR JAAP BAKKELO
(OP BBOG-VERGADERING VAN 24-5-07)

Kortgeleden zijn er twee nieuwe aspirant-bestuursleden voor het Poortershoes bij gekomen, die nu veel moeten leren, o.a. van het BBOG. Het bestuur wil een goed buurtcentrum neerzetten, maar de steeds wisselende nieuwelingen hebben voor inwerken nauwelijks tijd omdat er dan alweer op dingen van buiten gereageerd moet worden. Er zijn nu drie bestuursleden, hopelijk binnenkort dus vijf. Het Poortershoes wil graag verder met het BBOG, vooral met thema’s en kwaliteit.
De Eeterij is nu drie i.p.v. vier dagen in de week open. Bij de eeterij-medewerkers is veel bescheidenheid waardoor er nog niet veel naamsbekendheid is en dus minder gasten. Het bestuur probeert nu o.a. bij de Euroborg en alle bedrijven hier omheen reclame te maken.
Een inschatting maken voor de toekomst is moeilijk, mede omdat de peuterspeelzaal weg is waarvoor iets anders in de plaats moet komen. Dit wordt ouderenwerk, bingo en biljarten; de groep moet nog opgestart worden.
Het Poortershoes heeft een rokersruimte omdat de Kroeg van Klaas er tegenover zit. Verder mag de speeltuin nu feesten en partijen doen want die krijgt geen subsidie meer.
Er wordt samengewerkt met buurtcentrum Stadspark, en ook met de Borgmanschool want het Poortershoes is er voor jong en oud.
De bewonersorganisatie wil meer ruimte in het Poortershoes.
A.d.h.v. een enquête zal een doelgroepbeleid worden vastgesteld. Deze enquête had open vragen – buurtcentrum Oranjewijk heeft gemerkt dat de mensen dan soms niet weten wat ze moeten antwoorden en de verwerking kost meer tijd. De enquête van het Poortershoes is ook in de wijkkrant gekomen.
Derk Jaap Bessem vult aan dat de MJD met CMO bij MFC De Wijert/Helpman, De Berk en Het Dok bezig is met een enquête naar de redenen waarom bepaalde ouderen niet meedoen aan sociaal-cultureel werk. Over drie tot vier maanden is er een uitslag.

STAND VAN ZAKEN KANDIDAATSTELLING EN VERKIEZING NIEUWE VOORZITTER

Omdat er nog geen aanmeldingen waren heeft het BBOG-bestuur zich de vraag gesteld wat voor voorzitter er eigenlijk gezocht wordt. Nieuwe kandidaten zouden eerst als algemeen lid in het bestuur kunnen meedoen en met de rest van het bestuur de koers bepalen, maar dan is er nog steeds een BBOG-vertegenwoordiger naar buiten toe nodig. Daarbij: als de koers en werkwijze van het BBOG in de toekomst verandert is er misschien ook behoefte aan een ander soort voorzitter, dus de discussie daarover kan beter eerst gevoerd worden.

NAAR AANLEIDING VAN ACTIEPUNTENLIJST VAN 19 APRIL 2007

Verzekering vrijwilligers gesubsidieerde buurtcentra
Op de gemeentelijke website (www.gemeente.groningen.nl, zoek op vrijwilligersverzekering) staan de bedragen: € 500.000 per gebeurtenis, € 4500 bij overlijden en € 18.500 bij blijvende invaliditeit.

Balans en verlies- en winstrekening
Hierover hebben penningmeester Sjoerd Bouwman en bestuurslid Ben v.d. Berg het onderling gehad, het komt nog in het volledig bestuur.

DISCUSSIE OVER TOEKOMSTIGE KOERS EN WERKWIJZE VAN HET BBOG

Wat wil het BBOG? Reactief of pro-actief? Uitwisselend/informerend? Deze discussie is eerder gevoerd en toen ingevuld met de persoon van Coen v.d. Heijde. Er is nu geconstateerd dat er met de uitkomsten van de commissie prijsbeleid niets gebeurt, terwijl er veel goede ideeën kwamen en de commissieleden enthousiast waren. Er zijn twee soorten agendapunten: ter lering en ter gelijke uitvoering. Welke stappen zetten we? Het Poortershoes wil een werkwijze zoeken om gezamenlijke dingen uit te zoeken en thematisch dingen te bekijken, en niet meer alleen tien maal per jaar vergaderen. De diversitiet is groter geworden omdat er nu leden zijn die wel en die niet gesubsidieerd worden. Volgens de statuten van 1993 is belangenbehartiging en solidariteit de bestaansreden van het BBOG, met autonomie voor de besturen, ook voor zaken die de algemene instemming van de meeste leden hebben. Het gaat om belangenbehartiging, om het zijn van een goede gesprekspartner van de gemeente. Toen Coen v.d. Heijde voorzitter werd heeft het bestuur een mandaat gekregen en is steeds meer zelfacterend geworden. Is de onderlinge solidariteit nog wel nodig, nu de nieuwe accommodatienota er is? à Ja, want er zal nooit rust zijn, de softe sector wordt altijd geprobeerd kleiner te maken. Het BBOG is nodig tegenover de politiek en handig tegenover WPG, MJD en SKSG om te overleggen hoe de dienstverlening bevalt.
Een plenaire discussie zou moeten voorbereid en gevoerd met een flapover erbij. Jaap Bakkelo, Ester Buitelaar, Piet Ottens en Eppo Vroom gaan dit aanpakken: vormgeving van solidariteit met diversiteit, hoe is de werkwijze tussen de werkgroepjes en het BBOG-bestuur, het betrekken van Vensterschool-activiteiten bij die van het buurtcentrum, de voorzittersrol. De aanwezige besturen worden opgeroepen ook binnen de eigen vergadering te kijken naar de thema’s die men aan de orde wil hebben. Volgende ledenvergadering, op 21 juni, wordt de discussie gehouden.

INVENTARISATIE ROND KWALITEIT

Een vorige keer is afgesproken dat ieder buurtcentrum dit in het eigen bestuur aan de orde zou hebben, dus nu kan er een ronde gemaakt worden. Het gaat er daarbij om hoe de buurtcentra het begrip kwaliteit willen vormgeven. Bij WPG is hier ook eindelijk tijd voor, dus ze kunnen nu het BBOG-voorstel overnemen en een commissie in het leven roepen om kwaliteitscriteria te ontwikkelen. Vanuit het BBOG zal Ben v.d.Berg in deze commissie zitting nemen.

MFC De Wijert/Helpman
Hoe maak je de kwaliteit zichtbaar, hoe vorm je een lijn waarop je kunt terugvallen. Wie heeft welke taken, hoe is de sturing voor medewerkers en vrijwilligers. Hoe wordt de viais van het buurtcentrum uitgedragen.
Er is twee keer per jaar een gebruikersoverleg. Daar werd geconstateerd dat communicatie en PR verbeterd moeten worden. Schoonmaak is voor de gebruikers heel belangrijk. Op welk niveau zijn de docenten, wat is hun diploma, doen ze aan bijscholing.

Poortershoes
Alles wat hier gebeurt moet geëvalueerd worden, met alle mensen die hier komen, zowel cursusleiders als cursisten. Op scholen wordt de evaluatie met de volgende vragen aangepakt: doen we de goede dingen, doen we die dingen goed, hoe weten we dat.
Meer op macroniveau zou je als Groninger buurtcentra kunnen adverteren met de goede kwaliteit.

Sonde 2000/Jeugdcentrum Tuinwijk
Een goed en schoon gebouw, goede leiding geven aan je personeel is voldoende, vond dit bestuur. Verder moet het buurtcentrum een goede partner in Vensterschoolverband zijn. Het personeel moet openstaan voor bezoekers, het moet instructie alcoholgebruik, bedrijfshulpverlening, en automatiseringskennis krijgen, ook voor de PR.

De Karre in het Floreshuis
Er is vergaderd met het beheer. De kwaliteit van het personeel kan beter, mede door verloop in de aanlevering van WPG. De communicatie kan ook beter. Komende vergadering wordt besproken hoe dit wordt aangepakt. Maar binnen afzienbare tijd wordt het gebouw gesloopt en komt terug in een deel van de nieuwbouw. De PR is ook heel belangrijk, inderdaad met computers – overigens is de PR sinds vorig jaar beter geworden.

Buurtcentrum Oranjewijk
Hoe breed is het cursusaanbod, hoe is het bezoek: goed, behalve van de jongeren, toegankelijkheid: parkeren is goed, voor invaliden minder. Een goede website is belangrijk, behalve informatie op papier. De website van dit buurtcentrum wordt dagelijks bijgehouden.

Activiteitencentrum Trefpunt
Dit is niet in het bestuur besproken maar Piet Ottens kan toch melden wat op kwaliteitsgebied belangrijk is. Continuïteit in WPG-presoneel. Eenheid van presentatie, niet alleen hetzelfde gedrag naar klanten toe, maar ook dezelfde overhemden aan. Het gebouw moet schoon, heel en veilig zijn, en toegankelijk.

De Sint Jan
De leiding van groepen krijgt vragen over hoe het gaat, een ongastvrije vrijwilliger is geweerd. Er leeft een idee dat de Sint Jan dicht gaat, dus er komt een etentje met de wethouder. Eind augustus komt er een evenement met het Werkmancollege dat de Sint Jan 25 jaar bestaat en niet dichtgaat.

Het Dok
Eppo Vroom heeft dit bij de coördinatoren aangekaart, die professionals zijn. Veel zaken worden door professionals gedaan. Omdat er ook een balie van de sociale dienst is, moet er worden opgepast voor te familiaire communicatie tussen de vrijwilligers. Zowel de klanten van de sociale dienst als de bezoekers van het Dok kunnen aan dezelfde leestafel zitten, maar voor de wijkbewoners is dit een barrière om met een kennis in het Dok te gaan zitten. Er zijn tegenwoordig strengere regels voor pauzes. Schoon, heel, veilig geldt ook.

Dorpshuis Hoogkerk
Vóor alles moet het gebouw schoon, heel en veilig zijn. Vooral dat laatste is belangrijk van het dorpshuis is opvangcentrum bij rampen.
De kwaliteit van medewerkers moet beter, in continuïteit/stabiliteit en in gedrag als gastheer/-vrouw.
Het bestuur wil goed luisteren naar alle verenigingen, partijen en clubs; er wordt te vaak iets geroepen maar niets gedaan.
De eigen kwaliteit van het bestuur kan worden verbeterd door mensen aan te trekken die een ruim netwerk hebben.
De PR moet ook goed zijn.

Ben v.d.Berg maakt van deze inventarisatie een lijstje en komt met een voorstel hoe het BBOG hiermee verder gaat.

VOORBEREIDING BESTUURLIJK OVERLEG VAN GEMEENTE MET ACCOMMODATIES

In de accommodatienota is opgenomen dat enkele wethouders en alle sociaal-culturele accommodaties (buurtcentra en speeltuinen) samen overleggen.
- Vanuit de Holm wordt meegedeeld dat de gemeente geen boodschap heeft aan langlopende contracten zodra de subsidierelatie wordt opgeheven.
- Hoe kijkt de gemeente aan tegen huidige en toekomstige organen als het BBOG, i.v.m. subsidie.
- Welke rol speelt de gemeente in de verhuur ‘om niet’. Hier komt een functionaris voor.
- Dorpshuis Hoogkerk had zelf initiatieven genomen om de accommodatienota goed te laten werken, maar de gemeente kan er niet mee omgaan.
- Het functioneren van het onderhoudsfonds is niet transparant.
- In de nieuwe subsidieverordening wordt niet meer expliciet geld voor SCW-activiteiten van buurtcentra uitgetrokken, maar voor activiteiten van bewonersorganisaties die de sociale cohesie en leefbaarheid vergroten.

MEDEDELING

Dorpshuis Hoogkerk heeft de gemeente een brief gestuurd met de vraag of dit centrum instelling gelijkgesteld kan worden aan de drie andere grote centra en dan zelf het beheer mag gaan uitvoeren. De aanleiding is het nog steeds ontbreken van een goede oplossing voor het beheerknelpunt in Hoogkerk. Reactie: dat zal moeilijk worden. Dit is waarschijnlijk een knelpunt voor de voortgangsrapportage.