Voorbeeld BBOG lay-out

Aanwezig:   Jaap Bakkelo en Anita Kampman (Poortershoes); Derk Jaap Bessem (Sonde 2000/jeugdcentrum Tuinwijk); Ben van den Berg (Dorpshuis Hoogkerk); Ester Buitelaar (buurtcentrum Oranjewijk); Wilco Eskes en Him Mehairjan (’t Vinkhuys); Piet Ottens (jongerencentrum Trefpunt, interim-voorzitter BBOG); Han Robertus (De Sint Jan); Sven Thieme (De Holm); Eppo Vroom (Het Dok)
M.k.a.:          De Karre/BBOG-penningmeester Sjoerd W. Bouwman, MFC De Wijert/Helpman, medewerker BBOG Menno van Duinen
Notulist:      Màrria van Winkel (Mooi Werk)

Volgende vergadering: 19 september 2007 om 19.45 uur bij MFC Engelbert, Woltjerspoorweg 5-a in Engelbert.

Thema’s voor het BBOG
- Gezamenlijke inkoop? Wat gebeurt er met de commissie prijsbeleid?
- SCW-uitvoerders vragen naar hun verantwoordelijkheden in de buurtcentra. Bv: is het jongerenwerk van de MJD of van het buurtcentrum.
- Hoe bevalt de samenwerking in Vensterschoolverband?
- Kan een student zaken onderzoeken die nu blijven liggen

Besluitenlijst van seizoen 2006-2007
- Het BBOG-beleid, gebaseerd op het stuk ‘Van Loopplank tot Brug’, wordt voortgezet.
- Het BBOG gaat zich voor de uitvoering van nota’s, te beginnen de accommodatienota, meer richten op ambtenaren en de uitvoerende instellingen. Voor het vaststellen van nota’s, zoals die voor kinderwerk, ouderenwerk en vrijwilligerswerk, moet gediscussieerd worden met de politiek.
- De nieuwe contributie bedraagt 60 euro.
- In de nieuwe kascommissie zit Fred Gerlach en er is een vacature.

AFKORTINGEN EN UITLEG VAN TERMEN (alfabetisch)

BBOG = Buurtcentra Besturen Overleg Groningen
JJT = Jeugd- en JongerenTeam, onderdeel van MJD, voert jongerenwerk uit.
MFC = Multifunctioneel Centrum
MJD = Maatschappelijke en Juridische Dienstverlening. De instelling biedt maatschappelijk werk, juridische dienstverlening, hulpverlening en SCW (behalve kinderwerk).
SCW = sociaal-cultureel werk
SKSG = SKSG Kinderopvang (SKSG stond vroeger voor Stichting Kinderopvang Stad Groningen). De instelling biedt kinderopvang en kinderwerk.

Volledige lijst op BBOG-website, zie onderaan elke nieuwsbrief-blz.

De Holm heeft geen doorstartsubsidie gekregen.
De vergadering wordt gehouden in een verbouwde zaal, die vroeger uit twee ruimten bestond. Er komen nog gordijnen tegen de gehorigheid. Als deze zaal wordt verhuurd hoort er een gevulde koelkast bij. De consumpties worden verrekend met de borg. De andere ruimtes in De Holm zijn allemaal kleiner. Behalve de keuken is er verder verhuur. Ook de zolder wordt verhuurd, per 1 oktober is er een nieuwe huurder. Er zijn plannen om samen te werken met de buren (een restaurantje).
Er zijn vier gesubsidieerde banen: twee maal 32 uur, twee maal 16 uur, en Sven Thieme zelf ook 16 uur. De activiteiten zijn allemaal van de huurders. Er is niet altijd personeel aanwezig, maar er gaat wel altijd iemand langs als er huurders zijn.
De Holm heeft nog dezelfde statuten met de mogelijkheid voor SCW, maar niet de noodzaak om dit zelf te doen. Met geld dat over is kunnen SCW-activiteiten gedaan worden, verder moet De Holm zelf blijven overleven. In wezen is dit buurtcentrum een ondernemer geworden, alleen zonder winstoogmerk.

Op blz 4 van deze Nieuwsbrief staat onder het punt INVENTARISATIE ROND KWALITEIT een stukje over Het Dok, dat niet helemaal klopt. Het moet als volgt luiden:

Het Dok
Eppo Vroom heeft dit bij de coördinatoren aangekaart, die professionals zijn. Veel zaken worden door professionals gedaan. Te familiaire communicatie tussen personeel en vrijwilligers in bijzijn van bezoekers moet worden vermeden, want die vinden dit niet allemaal leuk. Zowel de klanten van de sociale dienst als de bezoekers van het Dok kunnen aan dezelfde leestafel zitten, maar voor de wijkbewoners kan dit een barrière zijn om met een kennis in het Dok te gaan zitten. Er zijn tegenwoordig strengere regels voor pauzes. Schoon, heel, veilig geldt ook.

Behalve dat er een voorzitter gezocht wordt, waarvoor eerst de discussie over beleid en werkwijze wordt gevoerd, blijken secretaris en bestuurslid A in juni periodiek moeten aftreden. Overigens mogen aftredende bestuursleden weer opnieuw gekozen worden.
Het bestuur stelt voor dat zowel de secretaris als bestuurslid A hun functie blijven waarnemen tot de ledenvergadering van oktober 2007, zodat hun verkiezing gecombineerd kan worden met die van de voorzitter.

De discussie vindt plaats aan de hand van vijf stellingen.
Vanwege hun onderlinge samenhang worden de eerste drie stellingen tegelijk besproken.
Stelling 1:
De frequentie van de BBOG-vergaderingen gaat omlaag van tien naar drie bijeenkomsten per jaar
Stelling 2:
De frequentie van de (digitale) BBOG-nieuwsbrief gaat omhoog van tien naar ongeveer twintig keer per jaar
Stelling 3:
Behandeling van inhoudelijke thema’s vindt plaats in themagroepen waaraan leden op vrijwillige basis kunnen deelnemen

De frequentie van het aantal ledenvergaderingen hangt samen met de informatie-uitwisseling en of er inhoudelijke themagroepen komen.

Informatie-uitwisseling en Nieuwsbrief
Om te zorgen dat je elkaar voldoende ziet kunnen de themabijeenkomsten wisselend in verschillende centra gehouden worden.
Bovendien kan er een soort internet-forum of weblog komen waarop buurtcentra-bestuursleden informatie geven en op elkaars berichten reageren.
Dit kan meteen informatie-voorziening voor de Nieuwsbrief zijn. Die kan in digitale vorm aan alle buurtcentra-bestuursleden gestuurd worden, niet alleen aan de BBOG-vertegenwoordigers.
Ook de informatie die uit de themagroepen komt, kan in de Nieuwsbrief. Deze kan bij terugloop van het aantal ledenvergaderingen wellicht in concept worden samengesteld door de notulist, waarna het bestuur of een redactieraad/-bestuurslid er nog naar kijkt.

Themagroepen
Deze zullen tot meer betrokkenheid van de deelnemers leiden, want een BBOG-lid hoeft slechts aan de voor het eigen buurtcentrum relevante themagroepen deel te nemen.
De themagroepen ontstaan op initiatief van het BBOG zelf: ieder lid en ook het bestuur kan met thema’s komen.
Een themagroep moet een plan maken met een tijdspad, wat men wil bereiken, de status van de voorstellen. Per thema kan bovendien worden besloten of de BBOG-leden zichzelf en elkaar het resultaat willen opleggen, of dat wordt vrijgelaten of de leden zich eraan conformeren of niet.
De themagroepen moeten voor alle buurtcentra-bestuursleden toegankelijk zijn, ze hoeven niet te worden bezocht door alleen de BBOG-vertegenwoordigers.

Het aantal plenaire vergaderingen – als er themagroepen zijn – hoeft niet meer dan drie te zijn, waarop dan wel alle leden verwacht worden. Er moet niet ad-hoc vergaderd worden.

Andere punten:
Blijft het BBOG inhoudelijk wat het is? à Het beleid kan veranderen. Zijn er leden die het huidige BBOG-beleid niet goed vinden? Wellicht liever meer sturend, met convenanten? Dat kan een thema zijn.

Waarom zijn vaak dezelfde buurtcentra afwezig?
Sommige hebben onvoldoende bestuursleden maar lezen wel de nwsbrf. Nadat de nieuwe werkwijze bekend is kan het BBOG-bestuur langsgaan bij deze buurtcentra of kunnen er leden-/themagroep-vergaderingen worden gehouden. Wellicht is het beter deze buurtcentra eerst schriftelijk iets te sturen.

De gemeente heeft vaak als kritiek dat het BBOG niet pro-actief is.
In Hoogkerk is een convenant waarbij Hoogkerk pro-actief is. Het BBOG kan dat op dezelfde manier doen.
Een themagroep kan ook zelf pro-actief zijn als het bestuur coördineert. De uitkomsten van pro-actieve voorstellen kunnen alleen door een ledenvergadering bevestigd worden. Als de themagroep dat nuttig vindt kunnen er deskundigen worden uitgenodigd.

Stelling 4:
Het mandaat voor het bestuur blijft ongewijzigd; het bestuur wordt op volledige sterkte gebracht

Voor het bestuursmandaat is terugkoppeling met de leden nodig. Dit kan via e-mail en het internet-forum/weblog; evt komt er een extra ledenvergadering.
Verder is er inderdaad een volledig BBOG-bestuur nodig.

Stelling 5:
Er wordt een nieuwe voorzitter gezocht op basis van een op te stellen profielschets

De nieuwe voorzitter moet goed bekend zijn met het welzijnsveld en pro-actief zijn. De profielschets wordt direct ook gemaakt van de bestuursleden die nu per oktober aftreden (secretaris en bestuurslid A) en voor de vacature bestuurslid B.
Hiervoor komt er meteen een themagroepje: ‘profielschets bestuursleden en portefeuilles’, bestaande uit Piet Ottens, Anita Kampman en Ben v.d. Berg.

Tot slot
De niet aanwezige buurtcentra-besturen hebben niet aan deze discussie kunnen meedoen, maar kunnen nog reageren op basis van deze Nieuwsbrief. Wel komt dit onderwerp volgende keer nogmaals aan de orde.

Mark Boumans, oud-BBOG-vertegenwoordiger voor MFC De Wijert-Helpman, wordt burgemeester van Haren.

Er is een gesprek geweest met Anja Aaldering van de MJD, waar o.a. aan de orde kwam: van wie zijn de vrijwilligers? Daar gaat de MJD over nadenken, met een beleidsstuk als resultaat.
Over de activiteiten is er geen financiële transparantie – de JJT’ers hebben zelf een budget, maar het BBOG-bestuur weet niet hoe dat over de verschillende wijken en/of accommodaties verdeeld is. Daarbij trekken sommige buurtcentra ook zelf geld uit voor jongerenwerk. Deze zelfde problemen spelen bij de SKSG, waarmee het BBOG-bestuur ook nog wil overleggen.

Er komt een nieuw soort vrijwilligers, ‘meedoeners’, voor mensen met een uitkering die gemotiveerd zijn. Dit wordt aanbesteed: een instelling die zo’n vrijwilliger aan het werk wil hebben moet professionele begeleiding kunnen bieden.

De volgende leden vergadering is op WOENSDAG 19 SEPTEMBER aanstaande, 19.45 uur in het MFC Engelbert.

Actiepuntenlijst BBOG-vergadering – 21 juni (19:45-22:25) in De Holm

Acties van 2007