NIEUWSBRIEF OKTOBER

Aanvraagformulier subsidie i.k.h. accomodatie beleid

UITNODIGING EN AGENDA VOOR DE LEDENVERGADERING VAN HET B.B.O.G. OP DONDERDAG, 19 OKTOBER 2006

Plaats: Buurtcentrum De Borg

Adres:            Borgwal 90 (in De Hoogte)
Tijd:               19.45 uur
Tel:                5712715

Concept-agenda

1. Verkiezing nieuw bestuurslid.

Toelichting:
Zoals bekend schort Coen van der Heijde wegens zijn tijdelijke baan bij W.P.G. al zijn bestuurswerkzaamheden geheel op. De ledenvergadering ging vorige keer akkoord met het zoeken naar een interim-voorzitter. Formeel benoemt de ledenvergadering alleen maar bestuursleden; het bestuur kiest daaruit zelf zijn voorzitter. Als nieuw bestuurslid voor de tijd van Coens ‘opschorting’ (in principe tot 1 februari 2007) draagt het bestuur nu Piet Ottens voor. Piet is de voorzitter van Jongerencentrum Het Trefpunt (ook Coen zit daar in het bestuur). Dit is volgens de statuten een bindende voordracht; deze kan slechts met 2/3e van de stemmen verworpen worden. Na de verkiezing als bestuurslid heeft het bestuur als voornemen Piet onmiddellijk tot interim-voorzitter te kiezen. We vervolgen dan de vergadering met Piet als voorzitter.

0.Openingsronde (o.a. inventariseren mogelijke extra agendapunten).

Het Bestuur van De Borg geeft een uitéénzetting over het functioneren van De Borg in hun wijk met toekomstverwachtingen en mogelijke knelpunten.

Huishoudelijk Deel.

1. Besluiten- en actielijst van  21 september 2006. (bijgevoegd).
2. Vaststellen datum BBOG-vergadering voor een eerste evaluatie van de invoering van de accommodatienota.

Toelichting:
De invoering van de accommodatienota omvat op korte termijn in de eerste plaats het gebruik van het nieuwe formulier en format voor het aanvragen van subsidie. En de personele stoelendans,die op 1 januari 2007 in het beheer moet hebben plaatsgevonden. We zouden dus bv. op de januari-vergadering een eerste evaluatie kunnen houden.

Inhoudelijk Deel.

1.Van wie zijn de activiteiten in het Buurtcentrum? (wie is eindverantwoordelijk?)

Toelichting:
De accommodatienota en de verkaveling van de organisatie en ondersteuning van de inhoudelijke activiteiten heeft hier en daar de vraag weer opgeroepen van wie de activiteiten nu eigenlijk zijn. De vraag heeft niet alleen betrekking op de programmeringsrol van buurtcentrabesturen, maar ook op bv. de vraag van wie wanneer nu eigenlijk de vrijwilligers zijn. En op de vraag wie door ‘buitenstaanders’ uiteindelijk op de activiteiten kunnen worden aangesproken.
In principe zijn er drie posities:

1. Je neemt als bestuur zelf het initiatief voor een activiteit en financiert het ook.Het is duidelijk dat dit eigen activiteiten zijn.
2. Je neemt als bestuur wel het initiatief, maar verzoekt aan bv. de MJD of SKSG de activiteit te begeleiden of zelfs feitelijk te organiseren. Dit gebeurt pas wanneer de gemeente toestemming geeft aan de MJD of SKSG. Ook dit lijkt een eigen activiteit te zijn, maar of MJD en SKSG er ook zo overdenken staat niet vast.
3. De gemeente stelt voor en besluit in of na overleg met het buurtcentrum dat een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden. Wanneer dat uiteindelijk gebeurt zou het toch een activiteit van de accommodatie moeten zijn, maar dit staat totaal niet vast. Er zijn aanwijzingen, dat gemeente, MJD en SKSG dit als hun activiteiten beschouwen.

Hoe denken we hier als BBOG over; wat is met name de positie van vrijwilligers en stagiaires? Is dit een onderwerp om eerst ook eens met MJD en SKSG te bespreken?

2.Situatie COBUS.

Toelichting:
Gezien de ontwikkelingen lijkt er op dit moment nauwelijks een rol voor COBUS. Maar de toekomst van met name het beheer kan onzeker blijven binnen het kader van W.P.G. Het idee is daarom COBUS toch op papier in leven te houden.

3.Ontwikkeling W.M.O.

Toelichting:
Er is al enige tijd het W.M.O.-platform opgericht als potentieel belangrijkste adviesorgaan voor de gemeente voor alle gebruikers van W.M.O.-voorzieningen. Buurtcentra en het werk van MJD, COP en ten dele SKSG zijn vanaf 2007 ook W.M.O.-voorzieningen. Binnen het Platform is het cluster ‘Wijken’ opgericht. Van dit cluster zijn tot nu toe zes wijkraden lid terwijl zo’n tien wijkraden min of meer actief bij de ontwikkelingen betrokken lijken. Er is slechts maar één buurtcentrum lid, met daarnaast het BBOG. Op bijeenkomsten van het cluster zijn tot nu toe de buurtcentra geheel afwezig. Is dit een acceptabele situatie in het licht van de kansen en bedreigingen,die de W.M.O. ook voor ons inhouden?

4.Overige mededelingen, o.a. Stadjerspas

5.Eindronde

6.Sluiting

Met vriendelijke groeten,

Derk Jaap Bessem
secretaris BBOG

Actiepuntenlijst BBOG-vergadering

– 21 september (19:30-22:30) in het Poortershoes

Aanwezig:   Jaap Bakkelo (Poortershoes); Derk Jaap Bessem (jeugdcentrum Tuinwijk en Sonde 2000); Joke Bot, Fred Gerlach en Richard Krikken (MFC De Wijert/Helpman); Sjoerd W. Bouwman (Karre); Menno van Duinen (medewerker BBOG); Wilco Eskes en Roelof de Haas (’t Vinkhuys); Coen v.d. Heijde (Trefpunt, voorzitter BBOG); Marcel de Reuver (Buurtcentra in Beijum); Han Robertus (De Sint Jan); Sven Thieme (De Holm) (in het begin); Eppo M. Vroom (Het Dok)
M.k.a.:          Ben v.d. Berg (Dorpshuis Hoogkerk)
Notulist:      Màrria van Winkel (Mooi Werk bv)

Thema’s voor BBOG-vergaderingen
- Het vermelden van alle activiteiten en andere informatie van sociaal-culturele accommodaties op één site; het van elkaar overnemen van leuke activiteiten, doorlinken naar elkaars en andere sites, enz.
- Gezamenlijke inkoop?

Besluitenlijst van 21-9-2006
- Het BBOG-beleid, gebaseerd op het stuk ‘Van Loopplank tot Brug’, wordt voortgezet.
- Het BBOG gaat zich voor de uitvoering van nota’s, te beginnen de accommodatienota, meer richten op ambtenaren en de uitvoerende instellingen. Voor het vaststellen van nota’s, zoals die voor kinderwerk, ouderenwerk en vrijwilligerswerk, moet gediscussieerd worden met de politiek.
- De nieuwe contributie bedraagt 60 euro.
- In de nieuwe kascommissie zitten Roelof de Haas en Fred Gerlach.

ONDERWERPEN NIEUWSBRIEF

1. Afkortingen en uitleg van termen
2. Presentatie Poortershoes door Jaap Bakkelo (op BBOG-vergadering van 21-9-06)
3. Etentje op 21-9-2006
4. Nieuw BBOG-lid
5. Werkprojecten Groep en bestuur BBOG
6. Muntensysteem MFC De Wijert/Helpman
7. Voorstel verandering contributieheffing
8. Leden kascommissie
9. Neutrale activiteitenwebsite sociaal-cultureel werk = digitale agenda
10. Gesprek OCSW BBOG VSCG
11. Mededelingen

PRESENTATIE POORTERSHOES DOOR JAAP BAKKELO
(OP BBOG-VERGADERING 21-9-06)

Jaap Bakkelo was zelf een jaar geleden het nieuwste bestuurslid en nu het langst­zitten­de, dus er is een jong bestuur. De nieuwe leden zijn geworven door netwerken.
Het Poortershoes is in 1991 opgericht en bestaat nu dus vijftien jaar. Het gebouw is multifunctioneel ingericht; de zaal waarin de BBOG-vergadering wordt gehouden kan worden samengevoegd met de zaal ernaast. In plaats van de peuterspeelzaal komt er een ouderensoos om weer meer ouderen te trekken, en een internetcafé met scholier-begeleiders en een goedkope cursus. Vooral lessen doen het nog goed in internetcafé’s, voor gewoon internetten is er steeds meer concurrentie van computers thuis. Bij Compumaar, het internetcafé van De Karre in het Floreshuis, kan wellicht om tips gevraagd worden.
De activiteiten van het Poortershoes lopen goed. Er is samenwerking met buurtcentrum Stadspark: de activiteiten van deze buurtcentra worden in beide programmaboekjes opgegeven, zodat mensen de mogelijkheid hebben naar het andere centrum te gaan als ze een cursus op een bepaalde avond niet kunnen volgen. Het is leuk als de activiteiten van alle buurtcentra bij ieder bekend zijn – dan kun je iets van een ander overnemen. Het Poortershoes wil ook meer gaan samenwerken met de Borgmanschool die Vensterschool wordt.
Er is een eethuis dat na een bezuiniging drie dagen per week open is, met op één dag  de mogelijkheid vegetarisch te eten, en met aanmelding vooraf. Maar dat dit eethuis bestaat weten de mensen niet, en ook niet dat er geluncht kan worden. Daarom zal het bestuur een folder bij alle bedrijven in de buurt bezorgen. Dit is al een goede stap om wat meer ondernemer te worden, want buurtcentra moeten tegenwoordig een deel van hun inkomsten zelf inverdienen.
De Kroeg van Klaas aan de overkant is concurrentie, dus zijn de prijzen van bier en wijn hier bewust wat lager. Ook de speeltuin is een concurrent want daar kunnen bruiloften en partijen gehouden worden, wat in het Poortershoes maar eenmaal per bestuurslid/ medewerker mag.
Om de wijk te laten weten wat hier kan is een actieplan gemaakt waaraan het bestuur de komende tijd veel werk zal hebben. Het bestuur is blij met de BBOG-vergadeingen door de kennis die er kan worden opgedaan. Jaap Bakkelo vraagt om tips: er is behoefte aan vergaderruimtes die het Poortershoes wellicht kan aanbieden; de ontwikkelingen rond De Holm en De Sint Jan zijn voor het Poortershoes kansen – vooral voor de kinderen uit Het Tehuis voor wie De Holm geen plaats meer heeft zouden er kindervoorzieningen kunnen worden gemaakt. Kinderactiviteiten lopen vooral goed als er een peuterspeelzaal is, het is dus jammer dat de peuterspeelzaal hier weggaat, maar daar kan nu op gelet worden.
Er volgt een rondleiding door het pand: twee oude schoollokalen beneden die tot één grote (eet)zaal kunnen worden samengetrokken, een bar met half erboven het kantoor, de peuterspeelzaal, de doka in de kelder, boven een rookruimte, een jongerenruimte, een knutsellokaal en een lokaal voor bewegingscursussen. Helemaal boven is er nog een vergaderzaal.

ETENTJE OP 21-9-2006

Voorafgaand aan de eerste BBOG-vergadering van dit seizoen was er op 21-9-2006, in navolging van Dorpshuis Hoogkerk, in het Poortershoes opnieuw een goed verzorgd, smakelijk en gezellig etentje voor wie zich daarvoor hadden opgegeven.

NIEUW BBOG-LID

Heerdenhoes, Kleihorn en Beijumkorf zijn gefuseerd tot Buurtcentra in Beijum (BiB). Namens dit buurtcentrum zit Marcel de Reuver bij de BBOG-vergadering.

WERKPROJECTEN GROEP EN BESTUUR BBOG

De Werkprojecten Groep moet het beheer in de buurtcentra en speeltuinen reorganiseren als onderdeel van de Accommodatienota. Voor de implementatie hiervan is Coen v.d. Heijde gevraagd. Daardoor kan hij gedurende drie of vier maanden niet tegelijkertijd voorzitter van het BBOG zijn. Vice-voorzitter Derk Jaap Bessem kan niet waarnemen door persoonlijke omstandigheden, en de andere BBOG-bestuursleden kunnen dit ook niet. Er is in het bestuur overigens ook nog een vacature, die de vervangende voorzitter naderhand naar wens mag behouden.
Het technisch voorzitterschap van de vergaderingen is het grootste probleem niet, het gaat om het meedenken in het bestuur en het onderhouden van contacten met gemeente en instellingen. De vraag is dus wie van oktober tot januari/februari vooral deze voorzitterstaken wil overnemen.
De BBOG-leden moeten zich nu beraden op het opvullen van het voorzitterschap en of dit wellicht blijvend moet zijn. De taken zullen nog per mail bekend worden gemaakt, de tijdsbesteding is waarschijnlijk zo’n 20 uur/maand. Dit wordt meer als er ineens iets onverwachts gebeurt waarop het BBOG niet kan nalaten te reageren. Nu is al te voorzien wat er zeker aan komt: de kinderwerknota, de ouderenwerknota en de vrijwilligersnota. Het BBOG doet mee tijdens het proces van beleidmaken en probeert bij uitvoering van al vastgesteld beleid ervoor te zorgen dat dit voor de buurtcentra zo gunstig mogelijk is.

MUNTENSYSTEEM MFC DE WIJERT/HELPMAN

De prijsbeleidscommissie van het BBOG kwam op een gegeven moment op een methode om de kasstromen in het buurtcentrum beheersbaar te maken, waarmee meteen de fraudegevoeligheid terugloopt. MFC De Wijert/Helpman heeft hiervoor een systeem met koffiebonnen en munten voor sociaal-cultureel werk- en commerciële activiteiten. Bij dit buurtcentrum is men in 2003 gaan nadenken over het kleine verschil tussen inkoop en omzet. Met de munten kan er beter geteld worden wat er wordt omgezet, daarnaast werkt het afrekenen sneller als veel mensen tegelijk een consumptie willen, en je kunt mensen een aantal consumpties aanbieden. Vanaf begin 2005 wordt ook het verbruik van vrijwilligers bijgehouden, zodat duidelijk is waar alles naartoe gaat. Sindsdien gaat het innemen van de bonnen ook veel beter. Er worden steeds meer kasboeken bijgehouden. De omzet is verhoogd. Het tellen van de munten gebeurd door een betaalde administratief medewerker die ook over alle kasstromen gaat. Groot voordeel van het muntensysteem is ook dat het de instemming van de accountant krijgt, iets wat daarvoor altijd problemen gaf.
Aan de vrijwilligers is steeds uitgelegd dat het niet om controle gaat, maar om bijhouden. Het is expres gefaseerd ingevoerd zodat iedereen er geleidelijk aan kon wennen.
Centra die gezamenlijk willen inkopen kunnen dit melden bij Menno van Duinen, waarna men het er in klein comité over kan hebben.

VOORSTEL VERANDERING CONTRIBUTIEHEFFING

Moet een centrum zonder subsidie weinig betalen of juist veel? Als ze zonder subsieie kunnen blijven bestaan hebben ze nl immers voldoende inkomsten. De BBOG-vergadering vindt het een beter idee ieder evenveel te laten betalen. Een buurtcentrum dat kan aantonen dit niet te kunnen kan dan als uitzondering worden behandeld. De nieuwe contributie wordt 60 euro.

LEDEN KASCOMMISSIE

Leden van de kascommissie mogen twee jaar aanblijven maar moeten wel om en om wisselen. Roelof de Haas blijft, Sven Thieme gaat weg en Fred Gerlach komt voor hem in de plaats.

NEUTRALE ACTIVITEITENWEBSITE SOCIAAL-CULTUREEL WERK = DIGITALE AGENDA

De bestaande website van Sociaal BuurtBeheer van WPG waarop alle activiteiten van de SCW-accommodaties zouden komen, was door buurtcentra en speeltuinen afgekeurd omdat deze site niet neutraal was.
MJD, BBOG, SOOG, WPG en VSCG hebben hierover met elkaar om tafel gezeten. Harrie van den Berg is de leidinggevende over de mensen die de nieuwe site bouwen. Er wordt subsidie aangevraagd om  de site bij te houden, en er komt een Raad van Beleid en Toezicht. Bovengenoemde organisaties komen in een werkgroep, waarin namens het BBOG Derk Jaap Bessem zit. SBB zal ditmaal de besturen (en niet de beheerders) hierover een brief sturen.
De site heet ActiviteitenInGroningen.nl, maar er staat nu nog niets op. Eerst moet ervoor gezorgd worden dat alle sociaal-cultureel werk erop komt, wat ongeveer een jaar zal duren. Later kan bedacht worden wat er nog meer op kan, zoals Vera en Simplon. Commerciële dingen zouden er als soort advertenties op kunnen komen, dus tegen betaling. Deze site zal niet zo snel shopgedrag veroorzaken, want alleen de activiteiten staan erop, niet de prijzen. Er moet kunnen worden doorgeklikt naar de buurtcentra zelf. Sommige hebben heel mooie sites, sommige zijn in ontwikkeling, sommige hebben nog niets. Maar elk buurtcentrum zou een website moeten hebben, daarom zal vanuit het BBOG worden geprobeerd hiervoor budget te krijgen.
Ieder wordt gevraagd zijn activiteiten door te geven aan SBB.
Wilco Eskes wil het maken en onderhouden van de websites graag koppelen aan het systeembeheer. Het BBOG-bestuur zal zich hierop beraden.
Derk Jaap Bessem vertelt dat de website van Sonde 2000 (sonde2000.nl) is gemaakt door een provincie-ambtenaar die Sonde 2000 vond op een vrijwilligersbeurs.

GESPREK OCSW BBOG VSCG

De volgende onderwerpen kwamen aan de orde: Voortgang accommodatienota, Website met alle buurtcentra-activiteiten (zie hierboven), Gestructureerd overleg met het maatschappelijk middenveld, Subsidieverordening.

Voortgang accommodatienota
Knelpunten: wat moet er gebeuren met de vrijkomende ruimte in De Börg; de motie dat de Hunzeborgh begeleid moet worden naar zelfstandigheid blijkt onuitvoerbaar; sloop en nieuwbouw van het Floreshuis waarin buurtcentrum De Karre zit. Sommige speeltuinen kunnen wellicht voortbestaan door een deel van de ruimte commercieel te verhuren. De Sint Jan verkoopt het gebouw en gaat het beheer delen met het Werkmancollege. De Holm gaat een groot deel van het gebouw verhuren.
 
Gestructureerd overleg met het maatschappelijk middenveld
OCSW zou eens per jaar een thematische bijeenkomst willen en twee tot drie maal per jaar een overleg met alle buurtcentra, speeltuinen en de wethouder. Verder vindt men het idee van een klank­bordgroep interessant.
De gemeente vond het goed dat het BBOG een raamcontract met WPG had opgesteld,  maar de VSCG was hiertegen: zij willen zo’n contract met de gemeente en vroegen naar het contract dat de gemeente met WPG zou hebben. Dit contract bestaat echter niet, gemeente en WPG hebben een subsidierelatie.
De raamovereenkomst moet door de buurtcentra zelf op maat gemaakt worden. Het is een BBOG-advies aan alle leden en WPG. Bij de feestelijke bijeenkomst om te vieren dat deze overeenkomst er is wordt overigens niets ondertekend.

Subsidieverordening
27 september komt deze in de gemeenteraad. Op 5 oktober is er een informatie-avond in Het Dok. Het format voor aanvraag en afhandeling komt dan aan de orde. OCSW zal gevraagd worden het format alvast te sturen zodat de buurtcentra zich kunnen voorbereiden.
Probleem is dat de subsidieverordening niet op de raadsagenda staat omdat er iets mis ging bij de griffie. Als dit niet meer aangepast kan worden, zal deze verordening op 14 oktober worden behandeld.
Het BBOG zal alleen positief spreken over deze verordening als erin staat dat de gemeente niet geheel zelf de programmering kan bepalen. Of dit zo is wordt nog uitgezocht.

MEDEDELINGEN

- In Vinkhuizen is er ipv een programmaboekje per instelling een wijkgids met alle activiteiten uitgekomen.
- De overeenkomst tussen De Sint Jan en de school is er nog niet officieel, wel wordt er in De Sint Jan al les gegeven en zijn biljart en bar weg.
- Alle personeelsleden van het Heerdenhoes, de Beijumkorf en de Kleihorn zijn deze zomer naar WPG overgegaan, bij de fusie tot Buurtcentra in Beijum. Het nieuwe bestuur bestaat voor een groot deel uit de oude.